Carta abierta al gerente de fábrica

Las funciones del gerente de fábrica se desarrollan justo en el punto donde los planes de la empresa se traducen en acción. El fracaso o éxito de estos planes depende de la energía y destreza con que aplique los recursos humanos, financieros, de materias primas y equipos en la tarea de elaborar los productos y servicios que brinda la compañía.

A medida que crece la economía, aumenta aún más la necesidad de que estos recursos sean bien utilizados.

En general, la gestión empresarial se enfrenta actualmente a situaciones de compresión del margen de beneficio, y ello exige un estricto cumplimiento del presupuesto, que ha de compaginarse permanentemente con la tarea de reducción de costos.

Los nuevos procesos de fabricación requieren equipos más complicados y controles más estrictos sobre la calidad.

La comunidad, el Ministerio de Agricultura y otros organismos reguladores de todos los niveles, esperan que la fábrica reduzca la contaminación, la emisión de polvo, el ruido y mantenga la calidad de sus efluentes en niveles cada día más exigentes.

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José Fernando Raizer

Las buenas prácticas de manufactura pasaron de estado 'deseable' a 'obligatorio'…

Además, los trámites, informes, auditorías y controles parecen multiplicarse a un ritmo muy rápido.

El propósito de este artículo es ayudar al gerente de fábrica a enumerar y priorizar este conjunto de responsabilidades y deberes para que sea fácil de entender la relación entre ellos y especificar las herramientas gerenciales que necesitará para manejar todo esto.

También tenemos que abordar las responsabilidades básicas del gerente de fábrica y su relación con los demás departamentos de la empresa.

La función de Producción

El trabajo de producción se puede definir simplemente como 'fabricar productos de calidad garantizada, en el tiempo requerido, al menor costo posible, de manera segura y con buenas relaciones con los empleados'.

Se espera que el gerente de fábrica transmita el conocimiento y la información adquirida en su operación a las áreas competentes, lo que puede ayudar en el desarrollo de nuevos productos y procesos, además de proteger a la empresa contra la obsolescencia de equipos y métodos.

También se espera que el gerente de fábrica sea prudente y eficiente en la aplicación de los recursos que se le confían, y que use el dinero sabiamente al recomendar la compra de equipos que ahorren mano de obra, sean confiables, económicos y de mantenimiento poco frecuente, y que, además, ofrezcan flexibilidad para futuras expansiones.

Mantener una buena relación con los empleados ya no se considera una simple actividad 'colateral' o secundaria del gerente.

Debe incluir, además de los empleados, una buena relación con toda la comunidad donde se encuentra la fábrica, incluidos los vecinos, las autoridades civiles, la comunidad profesional y empresarial, los grupos minoritarios, además de los relacionados con el medio ambiente…

Se espera que el gerente de fábrica entregue resultados en seis áreas básicas:

• Producción, Calidad, Costos, Seguridad, Mantenimiento y Relación con empleados.

Otra responsabilidad del gerente de fábrica es determinar con precisión cuál es la capacidad real de producción de la planta. Esto es fundamental para que la empresa tome decisiones correctas con respecto a su estrategia de mercado.

Al hacer esto, debe tener en cuenta las pérdidas de tiempo que naturalmente ocurren durante el proceso, tiempos de mantenimiento preventivo, limpieza, etc.

CALIDAD

El gerente de fábrica es responsable de establecer un programa que involucre y comprometa a todo el personal de producción a seguir los estándares del proceso, sin "atajos" ni desviaciones personales...

Inculcar el respeto por la calidad total impone una gran presión sobre las habilidades de liderazgo del gerente de fábrica y es una tarea de tiempo completo...

COSTOS

Producir al menor costo posible es el elemento más obvio de la responsabilidad del gerente de fábrica.

Otra responsabilidad es generar o participar activamente en la preparación del presupuesto anual para todas las áreas de la fábrica, desde la recepción de materias primas, la producción y todos sus procesos, el mantenimiento e incluso el envío, y luego realizar un seguimiento de estos gastos dentro de esos límites establecidos, durante todo el año.

De hecho, el gerente de fábrica sólo tendrá éxito en esta tarea si crea en su equipo un fuerte sentido de costos y conciencia de valores.

Finalmente, el gerente de fábrica necesita participar en la elaboración del programa de inversión de capital de la empresa.

Necesita recomendar nuevas fábricas o equipos para expandir la producción, reducir costos, aumentar la calidad y mejorar los servicios, cumplir con los requisitos de las agencias reguladoras gubernamentales e incluso proponer el reemplazo de equipos obsoletos.

SEGURIDAD EN EL TRABAJO

Desde un punto de vista humanitario, el gerente de fábrica debe hacer todo lo necesario para evitar daños físicos o la muerte de sus empleados.

Sin embargo, el simple 'sentimiento humanitario' no es suficiente. Debe haber programas de capacitación adecuados, equipos que minimicen los riesgos, equipos de protección personal, etc.

Todo ello debe formar parte de un programa anual de inversiones, debidamente presentado y aprobado por el directorio de la empresa.

El llamado 'mantenimiento de la casa' también es responsabilidad del gerente de fábrica.

Es imposible mantener la calidad y la seguridad en ambientes llenos de fugas de polvo, derrames y montones de basura y material inservible en los rincones…

La moral y la eficiencia de la mano de obra son malas cuando la fábrica no se limpia permanentemente.

Dar ese 'trato general' a la fábrica esporádicamente no es una 'buena práctica"...

Parece una obviedad decir esto, pero es muy común que ocurran casos en los que las fábricas trabajan al límite absoluto de su capacidad sin el mantenimiento adecuado, y por ello, el proceso de obsolescencia se acelera terriblemente.

Es bueno recordar que la decisión de trabajar sin realizar un adecuado mantenimiento preventivo es de la Junta Directiva de la empresa, y no debe ser tomada por el gerente de fábrica.

A él le corresponde comunicar adecuadamente, y con la frecuencia necesaria al Directorio, que el proceso de trabajar en un régimen de 'sobrecapacidad' puede generar un gran costo en el futuro.

RELACIONES CON LOS EMPLEADOS

No es trabajo del gerente de fábrica mantener a todos contentos; eso es imposible, pero es su trabajo poner las relaciones de los empleados en una base de acuerdo con los objetivos de la empresa.

Existen al menos 4 áreas de resultados (tres de ellas medibles) a través de las cuales podemos juzgar el desempeño del gerente de fábrica en el ítem 'Relaciones con los empleados':

1- El funcionamiento de la fábrica no se ve interrumpido por hechos derivados de malas relaciones con los empleados.

2- El ambiente que reina en la fábrica no es de abandono, sino de sentido colectivo de propósito. Esto es subjetivo, pero fácilmente perceptible para aquellos que saben un poco sobre la fábrica.

3- Cuando la relación empresa/empleados se ve comprometida por conflictos como huelgas, la voz del gerente de fábrica es respetuosamente escuchada y tenida en cuenta.

4- Las empresas con buenas relaciones con sus empleados suelen tener un bajo índice de ausencias, retrasos y rotación de empleados.

LA CIENCIA DE LA GESTIÓN

Después de leer esta lista de responsabilidades y sabiendo que aún hay muchas más, el gerente de fábrica puede deducir fácilmente que: 'Dirigir es hacer las cosas a través de las personas…', y haciendo un alto uso de la moral y el compromiso con lo correcto.

La planificación, la organización y el control son las actividades esenciales para ello.

El gerente de fábrica establece el 'tono' del clima de trabajo con el ejemplo de cuánta energía pone en su propio trabajo, la determinación que tiene para lograr sus objetivos y la demostración de su capacidad para planificar, organizar y controlar eventos.

Si el gerente exige un alto desempeño de sus subordinados, tiene que establecer estándares de desempeño aún más altos...

¡¡¡La frase 'Haz lo que digo, no lo que hago' no es el lema de un gerente exitoso!!!

Exige la misma profesionalidad a quienes reportan. Un supervisor de mantenimiento que no puede explicar por qué gasta tanto en un área determinada o en un equipo no merece este puesto.

Rodéate de personas competentes, porque al final tu equipo es lo que determina lo que eres.

No trabajar apagando fuego, sobre la base de romper/arreglar/despedir/contratar.

Aunque no te lo exijan, haz un presupuesto anual, detallado mes por mes, desde el mantenimiento hasta los gastos generales de la fábrica.

Tener un aliado en el área de nutrición/formulación. Necesitará su respaldo formal para justificar una mejora en un proceso térmico, un nuevo tipo de matriz para la extrusora, un nuevo y más eficiente tipo de martillo revestido para la molienda que contribuye al DGM (Diámetro Geométrico Medio) adecuado, un sumador líquido, etc.

Aproveche lo mejor de los demás: no es un experto en todo. En el programa de capacitación para sus empleados pida ayuda al formulador en charlas para operadores.

El salario no es el único factor de motivación para un empleado; la atención es fundamental, y nada mejor que un programa de capacitación que funcione bien para demostrar que valoras a tu equipo.

Invitar al personal de los proveedores, utilizar consultores disponibles de proveedores de premezclas, aminoácidos, vacunas, acidificantes….

Si aún no lo sabes, aprende de inmediato cómo hacer un cálculo de retorno de la inversión, una red PERT, un análisis de problemas.

Mantente al tanto sobre cursos, congresos y todo aquello que pueda contribuir a tu desarrollo y al de tu equipo.

Y principalmente, replica a tu equipo lo que estás aprendiendo.

Para cualquier cosa que cueste dinero, al realizar la solicitud, envíe una hoja de cálculo con el beneficio esperado y su compromiso de que sucederá.

En ausencia de altas tasas de retorno de la inversión, justifica lo que la fábrica necesita con base en el argumento de GARANTÍA DE CALIDAD / SEGURIDAD, y hazlo de manera formal, con al menos un ANÁLISIS SENSIBLE bien hecho.

¡¡¡ÉXITO!!!

Por: Fernando Raizer